Czynność, którą ktoś robi co tydzień, komputer wykona co godzinę i bez pomyłki.
Łączymy sklep, magazyn, księgowość i skrzynkę pocztową tak, żeby dane przechodziły między nimi same — bez przepisywania z pliku do pliku i bez czekania, aż wróci osoba, która wie, jak to się robi.
Opisz, co się powtarza
Cztery procesy, które najczęściej zdejmujemy z ludzi
Ktoś otwiera plik, porównuje pozycje, poprawia ceny ręcznie i sprawdza, czy nic nie umknęło.
System wczytuje plik, pokazuje, co się zmieniło i o ile, a zmiany wchodzą po zatwierdzeniu.
z godzin na minutyProwadzona w osobnym arkuszu albo wpisywana z pamięci przy każdej promocji, z ryzykiem kary za pomyłkę.
Historia cen zapisuje się w tle, a przy promocji wyświetla się właściwa podstawa i rabat liczony od niej.
zgodność bez pilnowaniaPo każdej sprzedaży ktoś przepisuje dane do programu księgowego i odsyła dokument mailem.
Połączenie z systemem księgowym wystawia dokument z właściwą stawką i wysyła go automatycznie.
koniec kolejki na koniec miesiącaMagazyn ma swoje liczby, sklep swoje. Rozjazd wychodzi, gdy klient zamówi coś, czego nie ma.
Synchronizacja w ustalonym rytmie, z zapisem każdej zmiany i alarmem, gdy coś się nie zgadza.
mniej anulowanych zamówień„Czasem odpowiedź brzmi: nie warto. Proces wykonywany raz na kwartał, w dziesięć minut, bez ryzyka pomyłki — zostaw człowiekowi.”
Nie „chyba pół dnia”, tylko ile minut miesięcznie i ilu osób dotyczy. Zwykle wychodzi mniej, niż mówi przeczucie — albo znacznie więcej.
Pomyłka w cenie, anulowane zamówienie, kara za niezgodność z przepisami. To zwykle ta część decyduje o wyniku.
Zmieni się format pliku u dostawcy, zmieni się przepis, trzeba będzie poprawić regułę. Automatyzacja to nie tylko wdrożenie.
Najpierw ten najbardziej dokuczliwy, z jasnymi regułami. Po miesiącu wiadomo, czy warto brać się za kolejne.
Automat musi być pewniejszy od człowieka, nie tylko szybszy
Uruchomienie tego samego przepływu dwa razy nie dubluje zamówień ani dokumentów, a każdy przebieg jest zapisywany — gdy coś pójdzie nie tak, wiadomo gdzie szukać.
Nieudany przebieg zgłasza się sam, a nie po miesiącu: cichy błąd jest gorszy od braku automatu. Ręczna droga zawsze zostaje otwarta, więc awaria spowalnia pracę, zamiast ją zatrzymywać.
Napisz, co powtarza się co tydzień, kto to robi i ile mniej więcej zajmuje. Odpowiemy, czy da się to zautomatyzować i czy rachunek w ogóle wychodzi na plus.